É largamente sabido que reuniões, sejam por excesso, ou por serem mau organizadas, são um dos maiores desperdiçadores de tempo no ambiente corporativo, e várias são as pesquisas que mostram isso. O portal Salary.com (IBM) realizou uma pesquisa, em 2014, que indicou que o maior desperdício de tempo estava associado à navegação na internet, e, em segundo lugar com 24%, apareceu o excesso de reuniões. O GestaoIndustrial.com também pesquisou, em 2015, o desperdício de tempo no trabalho e encontrou “reuniões improdutivas” como sendo o maior vilão do desperdício de tempo com 32%, seguido por excesso de emails com 29%. Portanto, toda a atenção e cuidado devem ser tomados quando for organizar uma reunião de trabalho. Veja a seguir seus pontos-chave:
Pontos-Chave para Organizar Reuniões Eficazes
- Antes de marcar uma reunião, tenha certeza de esgotar todas as possibilidades mais simples, como ir até a mesa de seus colegas. Acredite se quiser, eu já participei de incontáveis reuniões com mais de 5 ou 6 pessoas, para discutir uma determinada questão, mas que seria (a questão) resolvida facilmente se o organizador da reunião tivesse ido conversar com 2 ou 3 pessoas em suas mesas. Isso quer dizer que, questões rotineiras devem ser resolvidas no dia-a-dia, de forma natural, buscando as pessoas certas. Isso simplifica muito a vida no ambiente corporativo. Infelizmente, há pessoas que parecem não conseguir conversar fora de uma sala de reuniões, esse tipo de gente deve ser alvo de orientação e desenvolvimento de suas chefias, pois atrapalham o trabalho.
- Tenha certeza de convocar as pessoas certas, e apenas elas. Quantas vezes já vimos reuniões que tinham tantas pessoas, que mais pareciam uma festa, com pessoas conversando paralelamente, tomando cafezinho, mexendo em celular, etc. Tenha em mente que, convidar muitas pessoas, e incluindo as “erradas”, é a fórmula da reunião improdutiva, consumindo o tempo das pessoas, criando conversas fora do assunto tema, tornando difícil expor os pontos que são o motivo da reunião e chegar aos objetivos da reunião.
- Deixe bem claro, previamente, o tema e os objetivos da reunião. Quantas vezes eu recebi convocações de reunião que nem sequer diziam quais eram os objetivos, veja que dizer o assunto, não quer dizer o objetivo. O objetivo está vinculado ao tipo da reunião, que pode ser: informativa, deliberativa, de planejamento, de avaliação, de brainstorming, ou mesmo de monitoramento. Portanto, fique certo de indicar claramente o assunto e o objetivo. Por exemplo: Assunto: Novos Produtos – Objetivo: Deliberar sobre as datas de lançamento
- Tenha certeza de prover, previamente, toda a informação necessária para o participante poder contribuir efetivamente durante a reunião. Isso quer dizer que, se você precisa que uma determinada decisão seja tomada por um determinado grupo de pessoas, dê-lhes, previamente, a informação pertinente para que eles tenham o conhecimento e o tempo necessário para ponderar, e, assim, estejam preparados para tomar as decisões que precisam ser tomadas durante a reunião.
- Estabeleça o tempo de duração da reunião, colocando o horário de início e o de término. Para isso, faça um bom planejamento, simule o tempo para cada assunto, considere o tempo de exposição, e o tempo de discussão e eventual debate. Mas, para isso funcionar, você deve controlar o tempo durante a reunião, dando o passo e o ritmo apropriados para o cumprimento do tempo e o atingimento dos objetivos.
- Peça um substituto (com poderes delegados), para aqueles que não possam comparecer. Especialmente quando uma reunião é deliberativa, e se necessita de decisões, se o profissional que tem a prerrogativa de decisão em sua área não puder participar, deve indicar uma pessoa que o possa, com autoridade delegada para tomar as decisões que forem necessárias (e que devem ser sustentadas por aquele que indicou seu substituto).
- Reserve a sala de reuniões. Lembre-se de respeitar as regras de agendamento de salas de sua Organização, fazendo a reserva da sala de reuniões de acordo com os procedimentos e no tempo devido.
- Envie a convocação de reunião. Faça a convocação da reunião, listando os pontos-chave que foram previamente descritos aqui. Para aqueles que participam de reuniões com alguma frequência, já deve ter percebido que, normalmente, o horário não é respeitado. As pessoas chegam em cima da hora, e alguns, atrasam alguns minutos. Isso, o mais das vezes, é só indisciplina. Por isso, ao final da convocação, solicite a colaboração de todos para chegarem no horário (o ideal é se programar para chegar 5 minutos antes) e, assim, atingirem os objetivos da reunião. Se você quiser, pode usar alguns horários não usuais de início, ao invés de marcar para as 16:00h, marque o início para 16:05. Ao invés de marcar 9:30h, porque não, 9:17h. Preferencialmente, use o sistema padrão de convocação de reuniões, que, provavelmente, seja via algum software específico.
Boa Organização Abre as Portas da Reunião ao Sucesso
Muitas vezes nós vemos nas empresas, não reuniões profissionais, mas eventos que mais parecem a reunião de um grupo de pessoas sem rumo. Portanto, seguir os passos corretos para preparar adequadamente uma reunião, e liderá-la com habilidade, é fundamental para um bom resultado, economizando o tempo de todos, e criando reuniões mais eficazes.
Leia também o post “Como Liderar Reuniões Eficazmente“.
Na página de downloads gratuitos, do GestaoIndustrial.com, você pode encontrar um resumo prático dos pontos-chave para uma reunião eficaz, incluindo organizar e liderar reuniões.