Compras

Ganhe dinheiro comprando bem!

Introdução

Somente as compras de material produtivo em uma Organização Industrial representam, em média, de 40% a 60% do faturamento bruto. É fácil perceber a importância que tem, bem como as possibilidades de ganho, o trabalho de organizarmos uma área de Compras eficiente e produtiva.

Qualificação de Fornecedor

A qualificação do fornecedor, através de um plano estruturado, quantitativo e qualitativo, visa estabelecer que os requisitos básicos de preço, qualidade, logística e suporte são cumpridos devidamente. Esses requisitos devem, após a contratação do fornecedor, ser verificados através de um modelo de avaliação mensal, em que se meça a qualidade da entrega, do produto e do suporte. Lembre-se: qualquer fornecedor pode ser nosso amigo, mas nem todo amigo pode ser nosso fornecedor!

Homologação de Fornecedor

Homologação de um fornecedor deve ser um processo bastante sistemático, a fim de assegurar a escolha das melhores alternativas de fornecimento. O processo de homologação, que varia de acordo com a Organização, se é nacional ou não, se obedece a padrões globais ou não, se centraliza ou não suas atividades, pode ser resumido em três grandes pontos de interesse: avaliação do sistema de gestão da qualidade do fornecedor, avaliação técnica das amostras e avaliação do custo.

Fundamentos na Negociação em Compras

1. Negociação é uma troca: As negociações, em geral, baseiam-se num princípio humano universal: a reciprocidade. Se alguém me estende a mão, sou inclinado a estender minha mão também. Quando, numa negociação, uma das partes ceder algo, tenha certeza, vai querer uma concessão também. O comprador preparado sabe que precisa listar concessões que lhe são valiosas, como, por exemplo, quem paga o frete, como concessões menos valiosas, como o dia da semana ou o horário em que a entrega seria feita. Se negociar é trocar, então é básico que o comprador produtivo e lucrativo se prepare sobre quais são suas demandas, das quais abre mão, e das quais não pode abrir, mesmo que a negociação corra o risco de se frustrar (o que seria uma negociação, em tese, perde-ganha. O fornecedor ganha e o comprador perde).

2. Uma boa negociação é baseada numa relação assertiva:Assertividade é a técnica e a arte de fazer o que precisa ser feito, de dizer o que precisa ser dito. Assertividade é firmeza. É convicção. Assertividade é exercer seus direitos, mas sem negar os dos outros. Para você ganhar, o outro não precisa perder, aliás, não deve perder. Um comprador, para ser eficaz, tem que ter uma boa empatia, ou seja, perceber bem o outro, suas ansiedades, seus interesses, seus pontos fortes, suas fraquezas etc.

Perigos na Negociação em Compras

1. Medo de perder o negócio: o comprador precisa sempre ter um plano B, ou seja, adquirir o produto de um outro fornecedor, caso contrário, a dependência da negociação com o fornecedor representará uma fraqueza perigosa.

2.Ignorância: seja a falta do conhecimento das técnicas e estratégias da negociação, ou mesmo, a ignorância em relação ao produto a ser adquirido (características, qualidades), ambas representam perigo na hora da negociação.

 3.Avidez: A maioria das pessoas tem algum grau de avidez e é importante estar ciente disso. Se sua necessidade de fazer o negócio é mais forte do que a necessidade da outra parte, então você está em uma posição vulnerável. A avidez permite que você seja manipulado, portanto, muito cuidado neste aspecto.

4.Prazos apertados: Se o seu prazo para o fechamento da negociação está perto do fim, isto representará um dos maiores perigos na negociação. Há que se iniciar os trabalhos de negociação em tempo hábil para não ficar refém do tempo.

O Contrato de Compras

Uma vez um fornecedor esteja homologado, e as questões de fornecimento estejam devidamente negociadas, pode-se fazer um “CONTRATO FORMAL”, ou adotar a prática de associar a cada pedido às “CONDIÇÕES GERAIS DE FORNECIMENTO”. Seja na forma de contrato ou de condições gerais de fornecimento, é bom que fiquem claras as regras do jogo. Apenas para fins ilustrativos, segue abaixo um modelo de contrato formal. Você pode utilizá-lo para comparar com o seu, para discussão ou reflexão porém, não o utilize na forma como está. Recomendo que você redija o seu juntamente com sua equipe, e com seu advogado, para determinar exatamente as condições e cláusulas que melhor se aplicam ao seu caso.

MODELO ILUSTRATIVO DE CONTRATO DE COMPRAS

Contrato de Compra e Venda de Materiais que entre si fazem EMPRESA COMPRADORA LTDA. e EMPRESA VENDEDORA LTDA, na forma abaixo.

Por este instrumento particular de Contrato de Prestação de serviços, entre as partes, de um lado, como COMPRADORA, doravante assim chamada EMPRESA COMPRADORA LTDA, sociedade estabelecida na Rua XXXXXXXX, na cidade de XXXXX, Estado XXXXXX, inscrita no CNPJ sob n.º XXXXXXXXXXXX, representada neste ato por seu Gerente de Logística, XXXXXXXXXXXXXXXX, estado civil, profissão, portador da Carteira de Identidade XXXXXX, C.P.F. n.º XXXXXXX, residente e domiciliado na cidade de XXXXXXXX,  e de outro lado, como VENDEDORA, daqui em diante denominada dessa forma EMPRESA VENDEDORA LTDA, sociedade com sede na Rua XXXXXXXX, na cidade XXXXXXX, Estado XXXXXX, inscrita no CNPJ sob n.º XXXXXXXXXXXX, representada neste ato de acordo com seu Contrato Social, igualmente abaixo assinado, fica justo e contratado o seguinte, que, mutuamente, outorgam, aceitam e se obrigam, por si e seus sucessores, a cumprir integralmente a saber:

1.0             OBJETO

1.1.      Constitui objeto do presente instrumento, o fornecimento pela VENDEDORA para a COMPRADORA, do material discriminado no Anexo I e de acordo com os pedidos e programações de entrega emitidos pela COMPRADORA e aceitos pela VENDEDORA, podendo ser incluídos e excluídos itens, mediante alteração deste Anexo I, devidamente
assinado e justo contratado por ambas as parte;

2.0          OBRIGAÇÕES DA VENDEDORA

2.1          Executar os fornecimentos conforme especificações técnicas, nos prazos, preços e demais condições ajustadas, sob sua completa responsabilidade técnica e de recursos humanos, sem ônus para a COMPRADORA, de acordo com a programação da COMPRADORA;

2.2          Não ceder nem transferir este contrato, parcial ou totalmente a outrem, sem autorização da COMPRADORA, previamente e por escrito;

2.3          A VENDEDORA cumprirá rigorosamente a legislação vigente na execução do presente Pedido, em especial a legislação civil, ambiental, trabalhista, fiscal e tributária, não utilizando, sob qualquer pretexto, mão-de-obra infantil em qualquer etapa do processo de produção do material fornecido nos termos deste contrato, comprometendo-se também, a não adquirir matéria-prima de fornecedores que produzam em tais condições;

2.4          A VENDEDORA responderá integralmente por todos os atos praticados por seus empregados, prepostos e/ou terceiros por ela designados, assim como quanto às respectivas conseqüências, especialmente com relação a acidentes, perdas e danos causados à COMPRADORA e a terceiros;

2.5          A VENDEDORA assumirá como de sua responsabilidade todo e qualquer valor pago pela COMPRADORA, seja por sentença judicial ou acordo e obrigando-se, inclusive, a substituir a COMPRADORA em demanda eventualmente proposta contra a mesma por quaisquer terceiros, prepostos e/ou subcontratados seus, ou ainda a assisti-la, na forma em que determina o artigo 50 do Código de Processo Civil;

2.6          A VENDEDORA ressarcirá a COMPRADORA de todos os valores por ela porventura desembolsados em decorrência de quaisquer medidas judiciais e/ou extrajudiciais contra ela propostas em decorrência do presente contrato, seja em que tempo for, inclusive arcando com todas as perdas e danos sofridos pela COMPRADORA e/ou terceiros em decorrência do descumprimento de quaisquer das obrigações assumidas por força deste instrumento;

2.7          Os atrasos nas entregas dos serviços conforme datas previstas no pedido de compra, sujeita a VENDEDORA a multa de 0,2% ao dia, além do direito da COMPRADORA de pedir indenização por eventuais prejuízos, não podendo exceder o valor total do pedido;

3.0       OBRIGAÇÕES DA COMPRADORA

3.1       Pagar à VENDEDORA as importâncias contratualmente estipuladas no Anexo I;

3.2       Apoiar a VENDEDORA nos aspectos técnicos, fornecendo as especificações devidas dos materiais listados no anexo, no intuito desta conseguir a melhor execução possível dos fornecimentos, sem que isto, porém, signifique a diminuição das responsabilidades e obrigações exclusivas da VENDEDORA no que tange ao conhecimento que esta deve ter no âmbito de seu fornecimento;

3.3       A COMPRADORA não será responsável por qualquer acidente que a VENDEDORA ou pessoas por ela designadas venham a sofrer em suas dependências, em que não se justifique sua presença e/ou desde que o acidente tenha sido causado pela inobservância das normas de segurança da COMPRADORA;

4.0         FORNECIMENTO

4.1       O programa de compra de mercadorias, objeto deste contrato, é estabelecido pela “Programação de Entregas” ou emissão de “pedido” que a COMPRADORA emitirá automática e consecutivamente, à medida de suas necessidades de suprimento;

4.2       A “Programação de Entregas” estabelecerá as quantidades consideradas como “encomenda firme” ou “previsão estimada” e os prazos e/ou as datas de entrega, condições essas que passarão a fazer parte integrante deste contrato;

4.3       Pela aceitação do “pedido” ou da “programação de entrega”, a VENDEDORA fica de pleno direito obrigada ao fornecimento das mercadorias nele discriminadas, independentemente das quantidades estabelecidas. A aceitação deverá ocorrer por fax, email ou assinatura por pessoa autorizada no pedido ou programação emitido pela COMPRADORA, em até 24horas do seu recebimento;

4.4       A mercadoria será entregue, obrigatoriamente, no endereço, nas datas e quantidades determinadas pela COMPRADORA;

4.5       É prerrogativa da COMPRADORA recusar-se a aceitar e/ou pagar no vencimento  indicado pela VENDEDORA as quantidades enviadas em excesso às indicadas nas “Programações de Entregas” ou “pedido”, sem que da recusa decorra qualquer obrigação da COMPRADORA no pagamento de quaisquer valores a título de indenização e/ou ressarcimento. Na hipótese de haver recebimento por engano, ou por qualquer outro motivo, a COMPRADORA poderá devolver a qualquer tempo as mercadorias enviadas indevidamente, correndo todas as despesas de acondicionamento, transporte e entrega por conta e risco exclusivo da VENDEDORA;

5.0         EMBALAGEM, TRANSPORTE E RISCOS

5.1       A VENDEDORA deverá embalar e acondicionar as mercadorias segundo as especificações da COMPRADORA, respeitando as determinações contidas na legislação específica, especialmente a legislação tributária e a legislação referente a cargas tóxicas, explosivas e perigosas, sempre de forma a preservar todas as condições de conservação, uso e aplicação das mercadorias compradas;

5.2       Correrão por conta da VENDEDORA as despesas de embalagem, fretes, carretos, seguros, bem como as incorridas pela COMPRADORA com a devolução, correção ou recuperação de mercadorias que por deficiência de produção, danos no transporte, embalagem inadequada, dentre outras, não estejam a critério da COMPRADORA;

5.3       Correrão, também por conta da VENDEDORA, todos os riscos de transporte e a conservação da mercadoria, até a sua efetiva entrega à COMPRADORA;

5.4       Caso sejam utilizadas embalagens fornecidas pela COMPRADORA, e a embalagem enviada pela COMPRADORA e destinada ao acondicionamento da mercadoria não tenha chegado à VENDEDORA em tempo hábil para cumprir fielmente a “Programação de Entregas” ou “pedido’, esta poderá entregar a encomenda apenas protegida como estipulado no item 5.1; 

6.0       PRAZO CONTRATUAL

6.1       O Prazo deste contrato é de 12 (doze) meses, a partir da data de sua assinatura, mas poderá este prazo ser renovado automaticamente, por mais 12 meses, caso, não seja denunciado por qualquer das partes, com a antecedência de 30 (trinta) dias da data estipulada para seu término ou de eventuais prorrogações;

7.0      PREÇOS, REAJUSTE E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

7.1       A VENDEDORA fará entrega dos materiais mediante emissão de notas fiscais, através de boleto bancário, com seu vencimento para 45 dias e valores na conformidade dos preços previstos Anexo I;

7.2       A falta de pagamento na data acordada, sujeita a COMPRADORA ao pagamento de multa de 2% (dois por cento) ao mês, cabendo ainda à VENDEDORA, tomar as medidas legais cabíveis se ocorrer atraso superior a 10 (dez) dias e a seu critério suspender a prestação de serviço;

7.3       O preço ajustado no Anexo I deste contrato, inclui todos os impostos e taxas federais, estaduais e municipais atualmente em vigor, constituindo negociação à parte no caso de encargos novos, que eventualmente vierem a ser criados

7.4       Os preços supra referidos são fixos pelo período de 1 ano a partir da assinatura deste contrato. Eventuais ajustes após este período deverão ser acordados entre as partes;

Parágrafo único;

A COMPRADORA não se obrigará ao pagamento de fornecimentos não aceitos, nem reajustará preços de fornecimentos atrasados em relação aos prazos de entrega, a não ser que qualquer atraso seja configurado como caso fortuito ou força maior previsto em lei;

8.0      GARANTIAS

8.1       A VENDEDORA garante a perfeita e completa qualidade de cada material fornecido, providenciando a reposição parcial ou total sob seu ônus, de todos os materiais com falhas e defeitos encontrados pela COMPRADORA, bem como qualquer retrabalho necessário e acordado entre as partes;

9.0       RESCISÃO

9.1       Este contrato poderá ser rescindido a qualquer tempo, por qualquer das partes, mediante aviso prévio de 60 dias

10.0      DISPOSIÇÕES GERAIS
 
São parte integrante deste contrato:

Anexo I – Lista de materiais abrangidos por este contrato;

Programações de entrega ou pedidos emitidos para itens constantes do Anexo I;

Protocolos logísticos celebrados entre as partes;

Especificações, desenhos e instruções relativas ao fornecimento;
 
11.0     FORO
 
11.1      As partes elegem o Foro da Comarca de XXXXXXXX, com exclusão de qualquer outro por mais privilegiado que seja, para nele serem dirimidas as dúvidas que pôr ventura surjam do presente contrato;
 
E, por estarem justas e contratadas, assinam as partes o presente contrato em duas vias, na presença das testemunhas, a tudo presente o que também assinam.

Local, data.
 
___________________                        _____________________

EMPRESA VENDEDORA LTDA                                  EMPRESA COMPRADORA LTDA


TESTEMUNHAS:
 
1.___________________                                2. _________________

Características de um Bom Comprador

Antes de mais nada, é bom ter em mente que o bom comprador não paga caro por um produto ou serviço, e não perde boas oportunidades. Podemos ver abaixo algumas das características mais importantes do perfil de um bom comprador:

  1. Com iniciativa e energia
  2. Com raciocínio estruturado, criterioso e analítico
  3. Sociável (não deve ser nem o “amigão”, nem o “enfezado”)
  4. Disciplinado
  5. Bom comunicador
  6. Organizado
  7. Honesto
  8. Que pensa ganha-ganha (procura fazer o negócio ser bom para ambas as partes, assim poderá repetí-lo)