Como Liderar Reuniões Eficazmente?

Certamente, ocupando um cargo de gestão, você terá que enfrentar a tarefa de liderar reuniões, mas, mesmo que não esteja exercendo um cargo de gestão, ainda assim, muito provavelmente e em algum momento, terá que liderar algum tipo de reunião.

As reuniões são importantes momentos de decisão, informação, planejamento, avaliação, monitoramento, ou ainda, brainstorming, no entanto, se mal conduzidas podem se tornar, além de verdadeiros fracassos, grandes desperdiçadoras de tempo. Eu penso que, por baixo, na minha carreira em gestão na indústria eu já liderei mais de mil reuniões, e posso dizer que existem alguns pontos fundamentais a cuidar para que você possa liderar bem uma reunião e chegar ao seu objetivo. Veja, a seguir, esses pontos:

  1. Comece no horário! Lembre-se de que, por padrão, sua reunião deve começar exatamente no horário. Acostume-se a isso, e seus colegas saberão que você é pontual e isso evita o círculo vicioso da demora: “alguém atrasa porque sabe que os outros atrasam, e aí, a maioria atrasa”. Em condições em que o atraso de alguém está impedindo o início da reunião, explique a todos o fato, tente entrar em contato com a pessoa e estabeleça uma limite de tempo; se você perceber que o atraso será muito superior a 10 minutos, peça desculpas a todos e prefira reprogramar outro horário. Em reuniões onde a presença de alguém era fundamental (um diretor, por ex.), eu costumava lembrar o profissional sobre a reunião e confirmar que tudo estava certo para sua presença. E se realmente houvesse algum atraso, eu costumava falar com a pessoa e pedir uma colaboração especial para manter as reuniões sempre no horário.
  2. Lembre todos sobre o propósito da reunião! No início da reunião (e quando necessário), recorde a todos o propósito da reunião, ou seja, a agenda, os objetivos, e o tempo para a conclusão; e qualquer outra informação relevante e apropriada para demonstrar a importância de obter a participação e colaboração de todos os participantes.
  3. Acompanhe o tempo, a agenda e os objetivos! Você já lembrou todos sobre a agenda, os objetivos, e o tempo, portanto, a partir do início da reunião o tempo está correndo, e você é o maestro que dará o ritmo adequado à reunião. Uma das coisas mais fáceis em uma reunião é se perder no tempo. Isso ocorre por várias razões, entre elas: porque há pessoas que falam muito, ou porque sempre há pessoas que começam a se desviar do assunto, e também porque algumas pessoas querem entrar em um nível de profundidade inútil. Incentive quem é quieto a falar, e procure educadamente, mas com firmeza, encurtar o discurso dos prolixos lembrando o fato de que precisamos ser objetivos e ouvir todos, respeitando o tempo estabelecido para a reunião. Em situações onde, realmente, não haverá tempo (isso deve ser exceção) para terminar a discussão, ou porque houve questões novas e pertinentes, ou porque você avaliou mal o tempo, existem duas alternativas: a primeira é propor uma extensão de tempo (caso não seja superior a 50% do tempo inicialmente programado), e a segundo é terminar no horário programado e deixar combinado com os participantes o novo encontro. Isso serve para educar e disciplinar os participantes, para que, em novos encontros, todos cooperem mais. Lembre-se de que, nas reuniões em que você está liderando, o que será discutido ou não é sua prerrogativa. Você é quem decide a pauta! Não permita que outros usem sua reunião para discutir o novo layout do escritório, as novas regras para o campeonato de futebol ou a qualidade da refeição servida na empresa, ou qualquer outro assunto fora do escopo dado por você. Se apropriado, organize outra reunião para discutir o novo assunto (caso o assunto seja de sua responsabilidade, é claro).
  4. Mantenha a disciplina! Disciplina é um fator chave para o sucesso de uma reunião, por isso mantenha o respeito, a disciplina e evite interrupções externas, como chamadas telefônicas ou mensagens. Permita a todos expressarem suas opiniões. Não permita a monopolização de ninguém, e nem uma atitude não profissional de quem quer que seja.
  5. Obtenha uma decisão dos participantes! Quando as decisões devem ser tomadas, geralmente há duas opções: uma decisão de consenso (ao buscar a convergência de todos para um denominador comum) ou por votação. Procurar consenso, em algumas situações, pode consumir um tempo considerável; portanto, considere o custo/benefício de um ou outro método de decisão.
  6. Estabeleça ações claras e os responsáveis! Se, durante a reunião, foram discutidas ações específicas, tenha certeza de deixar claro de quem são as responsabilidades e quais são os prazos.
  7. Prepare a ata de reunião! Se não for possível durante a reunião, em até 24 horas, prepare a ata de reunião. Se possível, pegue as assinaturas dos participantes da reunião na ata original (isso tem um efeito incrível!).
  8. Distribua a ata da reunião! Distribua a ata de reunião a todos os envolvidos e interessados no tema e nos resultados da reunião, não apenas para os participantes da reunião.
  9. Acompanhe as ações e decisões! Faça o acompanhamento, sempre que necessário, para assegurar que as ações e decisões tomadas na reunião estejam sendo devidamente cumpridas.

Fazendo isso, você provavelmente estará entregando muito mais resultados, aproveitando mais a reunião, economizando o seu tempo e o dos outros, além de ser reconhecido como um líder efetivo.


Leia também o post “Os Passos Corretos para Organizar Reuniões!


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Autor: Rodrigo Vargas – Engenheiro mecânico (UFPR), pós-graduado em engenharia de man. mecânica (UFPR), pós-graduado em gestão empresarial (FGV), com mais de 17 anos de experiência em ambiente industrial, sendo mais de 13 anos ocupando cargos de gestão na indústria automotiva e eletroeletrônica; compartilhando conhecimento sobre gestão, há mais de 10 anos, através do portal GestaoIndustrial.com.


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