Reuniões Eficazes

Como aproveitar melhor o tempo de todos e obter o resultado desejado!

Liderando Reuniões

Não raras vezes o que vemos nas Organizações, ao invés de reuniões profissionais, são eventos em que algumas pessoas nem sabem o que estão fazendo lá. Tantas outras vezes vemos reuniões totalmente desnecessárias, sem propósito, sem preparação, sem objetivo.

Queremos, aqui, orientá-lo com algumas técnicas para ajudá-lo a bem preparar uma reunião, conduzí-la e buscar os resultados necessários. Quando você não for líder numa reunião, da mesma forma poderá contribuir para a sua boa condução. Vejamos o quadro orientativo a seguir:

 ANTES DA REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Analise criticamente se a reunião é necessária, ou se uma conversa informal na mesa de algumas pessoas não resolveria a situação.
  2. Defina a pauta e o objetivo da reunião, se ela será informativa, deliberativa, avaliativa, de planejamento, de projeto, de brainstorming.
  3. Defina os participantes: seja crítico e convoque apenas aqueles que, além de envolvidos no tema, tem condições de discutir e contribuir.
  4. Peça a quem não puder comparecer, que envie um substituto com autoridade delegada.
  5. Estabeleça a duração adequada da reunião, com horário de início e término.
  6. Verifique a disponibilidade e reserve a sala.
  7. Faça a devida convocação, utilizando o sistema oficial da Organização.
  8. Caso seja preciso, envie o material necessário aos participantes.

PARTICIPANTE

  1. Responder à convocação, confirmando a presença, justificando a ausência, enviando um substituto, ou negociando outra alternativa.
  2. Preparar-se para a reunião, lendo o material enviado, ou produzindo material requerido.

 

  DURANTE A REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Cumprir com pontualidade os horários de início e término da reunião. Procurar chegar à sala de reunião com 10 minutos de antecedência.
  2. Lembrar a todos, no início da reunião (e sempre que necessário) o propósito da reunião (assuntos e objetivos), horário, prazos e o que mais for relevante.
  3. Controlar o andamento da reunião para manter o foco na pauta e no tempo previamente estabelecido.
  4. Manter o respeito e a disciplina, deixe que todos se manifestem, e evitar interrupções externas, tais como: telefonemas ou recados.
  5. Se houver necessidade de decisão, definir se a buscará por consenso ou por votação.
  6. Estabelecer ações, prazos e responsabilidades, quando aplicável.

PARTICIPANTE

  1. Colaborar para fazer valer os horários de início e término da reunião. Procurar chegar com 5 minutos de antecedência.
  2. Ser objetivo nos comentários e na participação.
  3. Colaborar para manter o respeito e a disciplina.
  4. Não manter conversas paralelas ou cochichos com o colega, pois isso distrai a atenção dos presentes.

 

APÓS A REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Emitir uma ata da reunião em até 24 horas, no máximo, após a reunião.
  2. Divulgar a ata a todos que devam ter conhecimento do assunto e das decisões tomadas.
  3. Realizar follow-up, quando aplicável

PARTICIPANTE

  1. Cumprir com as tarefas concordadas durante a reunião.

Veja o quadro resumo abaixo e faça o download aqui (disponível em PDF ou JPG) para afixar em sua sala de reunião!

Ata de Reunião

Como já dissemos, são várias as necessidades para registrar os acontecimentos e os resultados de uma reunião. Veja, a seguir, um modelo de ata de reunião e faça o download aqui (disponível em .doc) do formulário!

Os Papeis Destrutivos de uma Reunião

Quase sempre presentes numa reunião, existe ao menos um participante exercendo algum dos papéis destrutivos de uma reunião, e que dificultam o seu bom andamento. Veja, a seguir, os mais encontrados, para conhecer e evitar.

 

OS 9 PAPÉIS DESTRUTIVOS NA REUNIÃO

O Folgado Não coopera, traz jornal para ler, conta piadas, etc.
O Sabe-Tudo Interrompe a todo momento para dar suas idéias (fica só esperando a deixa), e quer sempre monopolizar a discussão.
 O Estúpido Critica tudo e a todos, faz chacota das idéias dos outros, é irônico. É contestador, gasta energia brigando.
 O Fora de Hora Nunca chega no horário, ou sai antes da hora. Você não pode     contar com ele, quer se fazer de importante!
 O Cochichador É aquele que só conversa ou dá ideia pro colega ao lado.
O Mudo  Não contribui com nada, você tem que fazer esforço para extrair seu pensamento.
 O Fora de Órbita Muitas vezes é aquele cara extremamente teórico, e que   nunca consegue entender a realidade, ou permitir que seu conhecimento se adapte a ela. Está sempre discutindo  questões anos-luz distantes do problema a ser resolvido.
O Desinteressado Está sempre sem foco, sem interesse. Divaga, dispersa, não colabora, não tem informação, não traz informação. Pode assumir a personalidade do “sabotador”, ou do “complicador”.
O Dispersivo É um sujeito que gosta de conversar, inicia um novo assunto a qualquer momento, e na primeira oportunidade, desviando a atenção de todos.