Tenho percebido, nos últimos anos, muitos profissionais fugirem da gestão de projetos, como o diabo foge da cruz. Se de um lado existem cada vez mais profissionais certificados (PMBOK ou PRINCE 2); de outro, muitos dos profissionais não certificados sentem-se incapacitados. É preciso esclarecer: um profissional certificado tem um preparo respeitável sobre gestão de projetos, porém, aquele que não é certificado, não necessariamente é incapaz de realizar e gerir bons projetos. Pois, para a grande maioria dos projetos em uma Organização, basta que se use o básico de gestão para poder levá-los a cabo (e com sucesso). Projetos como a instalação da nova linha de montagem, instalação do novo equipamento de produção, alteração do layout do refeitório, instalação da nova cabine de pintura, criação da biblioteca, podem ser executados por qualquer profissional que tenha a competência básica em gestão de projetos. Esses exemplos que citei, são todos casos reais de projetos (bem-sucedidos) que foram executados por profissionais não certificados, mas com a competência básica de gestão de projetos.
Não estou, que fique claro, fazendo apologia da não-certificação, pois eu mesmo já fui certificado como Auditor Líder ISO 9001, Lean Six Sigma Black Belt, e Practitioner em Neurolinguística, mas quero apenas ressaltar que, pela minha experiência, mais de 80% dos projetos dentro de uma Organização podem ser realizados baseados na estrutura básica de gestão de projetos. É claro que, o projeto de um novo veículo, ou o lançamento de um satélite de comunicação podem exigir um preparo maior, mas, repito, isso não representa o caso geral de uma Organização de padrões médios.
As Fases do Projeto
São, basicamente, 4 as fases de um projeto: conceito, planejamento, execução, e encerramento; sendo que, paralelamente às fases de execução e encerramento, ocorre o ciclo de controle e comunicação.
- Conceito: é a fase onde se discutem as necessidades existentes e as possíveis soluções, de onde surgem as ideias prevalentes. Nessa fase são definidos os objetivos do projeto.
- Planejamento: é a fase onde as ideias são transformadas em atividades. Nessa fase são definidos os recursos necessários (pessoal e financeiro), as responsabilidades de cada um, os prazos, e os riscos mais significativos (como falta de pessoal, interrupção de fluxo financeiro, possíveis eventos externos de impacto, atividades-chave não executadas no prazo, etc.). Essa é a fase onde o projeto toma corpo, com a definição do time do projeto, e a elaboração do cronograma das atividades. No cronograma, devem ser claramente indicadas as pessoas que serão apoiadoras (aquelas que patrocinam a atividade ou exercem influência positiva), as que darão suporte eventual (especialistas em alguma área), e os que serão colaboradores-chave (dedicados de modo integral ou especial à sua realização).
- Execução: é a fase onde as tarefas são transformadas em ações, e onde a atenção ao cronograma deve ser incessante. Por isso, paralelamente, a essa fase, inicia-se o ciclo de controle e comunicação. O controle tem a função de garantir que o cronograma seja seguido, e a comunicação tem a função de fazer com que todas as pessoas envolvidas (de dentro e de fora do projeto) sejam comunicadas sobre o andamento do projeto e, ao mesmo tempo, tem a finalidade de engrenar o time para que trabalhe afinado, corrigindo o rumo quando necessário.
- Encerramento: é a fase final, tem a função de fazer os registros devidos em relação ao projeto (erros e acertos), bem como apresentar a documentação necessária, como por exemplo, instruções de trabalho, manuais, etc. Além disso, deve-se formalizar o encerramento do projeto, com o registro do atingimento dos objetivos propostos inicialmente, aprovado por quem de direito (apoiadores, clientes, etc.).
Controle do Projeto
As informações mais importantes do projeto (atividades, subatividades, responsáveis, apoiadores, suporte, colaboradores-chave, custos, riscos, datas, situação das atividades, etc.) precisam estar condensadas e disponíveis a todos os envolvidos no projeto, e precisam, também, estar sempre atualizadas. Quem faz isso é o gerente do projeto. Uma forma simples, e que pode servir para a grande maioria das situações, é a utilização de planilha eletrônica (consulte Downloads Gratuitos para ver um exemplo). A vantagem de usar uma simples planilha eletrônica é que ela é conhecida pela maior parte dos profissionais, além de ser disponível gratuitamente através de projetos de software livre, como o LibreOffice. A desvantagem é que ela é limitada em suas funções, se comparada aos softwares mais específicos de gestão de projetos.
Meu objetivo, aqui, foi o de democratizar a gestão de projetos, mostrar que um profissional com a competência básica de gestão de projetos não precisa ser, necessariamente, certificado para poder fazer uma boa gestão de projetos, considerando-se os projetos de pequeno e médio porte da maioria das Organizações. O objetivo, também, é o de incentivar que os profissionais busquem se capacitar nessa competência básica de gestão de projetos e desafiem-se, assumam mais responsabilidades na Organização, buscando crescimento profissional e autodesenvolvimento, além, é claro, de contribuir para a prosperidade da Organização.