Gestão de Projetos: Melhores Práticas.

Gestão de Projetos: Melhores Práticas.

Para muitos gerenciar um projeto pode ser algo assustador, porém, se você seguir as melhores práticas, ou seja, se você tiver atenção em algumas questões fundamentais no gerenciamento de projetos, poderá tornar tudo mais factível e razoável. Resumirei, a seguir, as melhores práticas para um bom gerenciamento de projetos que, advindas de experiência e estudos, podem ajudá-lo a alcançar o sucesso do projeto. Se você é um gerente de projetos assíduo, então, a adoção das melhores práticas de gerenciamento de projetos deve ser uma de suas prioridades. Apenas para padronizar nossa conversa, aqui, estaremos utilizando a definição de projeto como sendo composto pelas seguintes fases: conceito, planejamento, execução e encerramento, conforme figura a seguir.

Melhores Práticas

#1 – Definição clara do objetivo, escopo e requisitos do projeto

Parece incrível, mas começar bem um projeto é meio caminho andado, por isso, definir claramente o seu objetivo, escopo e requisitos é algo fundamental. Já vi projetos viverem grandes dificuldades pela falta de clareza nessas 3 questões básicas e que devem estar definidas na fase de conceito do projeto. O objetivo de um projeto representa, basicamente, aquilo que você quer que esteja realizado ao término do projeto, é o resultado que se quer atingir ao final dele.  O escopo de um projeto representa sua extensão ou abrangência, ou seja, define os limites de sua ação, o escopo define o que se inclui, ou se exclui dele, a fim de não permitir interpretações equivocadas, ou áreas de nebulosidade com perda de tempo ou dinheiro. Os requisitos do projeto são condições, ou premissas, que devem estar presentes em um produto ou serviço, como resultado do projeto, e que devem ser respeitadas para garantir o sucesso ou a conclusão desse projeto. Por exemplo, uma nova ponte será construída na cidade X, e o projeto terá o objetivo de construir, em menos de um ano, uma nova ponte ligando dois pontos de grande movimento na cidade, e que são separados por um rio, a fim de reduzir o tempo médio de deslocamento da população, que hoje utiliza uma ponte antiga. Os requisitos da ponte pedem duas vias em cada direção, com passagem para bicicletas em cada lado, e demais itens de segurança que a legislação estabelece. O seu escopo diz que a ponte deve ter  uma extensão de, no máximo, 400 metros, ligando, especificamente, os pontos A e B da cidade.

#2 – Planejamento do projeto

Uma boa prática na gestão de projetos é realizar um bom planejamento, então, defina quais serão as entregas mais importantes do projeto, ou seja, o que, ao longo do tempo, deverá ser entregue pelo projeto para que ele seja bem-sucedido. Deve-se, então, definir quais atividades são necessárias para produzir as entregas, estimando-se da melhor forma os recursos necessários, o tempo e o custo para cada atividade, bem como as dependências entre essas atividades e um cronograma realista para concluí-las. Tenha certeza de que as partes interessadas analisem e, formalmente, aprovem o planejamento.

#3 – Monitoramento e comunicação

Todo e qualquer planejamento, por melhor que seja, pode ser ineficaz se não for monitorado (ou controlado) e comunicado efetivamente, não apenas à equipe do projeto, mas a todos os envolvidos. Assim como todos os membros da equipe precisam conhecer exatamente as suas responsabilidades, é preciso que haja o devido monitoramento das atividades do projeto executadas por eles. Eu já vi muitas vezes determinados recursos alocados em um projeto serem drenados por sua área de origem, causando sérios atrasos, por isso, esteja atento e monitore como os recursos estão trabalhando nas suas respectivas atividades. Além disso, é muito importante estabelecer reuniões de comunicação, bem como, divulgações sobre o andamento do projeto.

#4 – Gerenciamento de Mudanças

Não é raro que as principais partes interessadas mudem de ideia em relação ao que deve ser entregue. Algumas vezes porque a análise inicial foi mal feita e não teve a adequada reflexão, outras vezes porque o ambiente de negócios muda significativamente após o início do projeto, por isso, tanto os requisitos, quanto o escopo, ou até mesmo o objetivo, podem mudar. Se um gerente de projeto aceitasse indiscriminadamente todas as alterações no projeto, ele poderia não apenas exceder o orçamento, mas, talvez, o projeto nunca fosse concluído. Ao gerenciar adequadamente as mudanças, o gerente de projetos pode tomar decisões sobre a sua inclusão ou rejeição, controlando como as mudanças são incorporadas, e alocando recursos adequadamente. Uma boa prática é estabelecer um grupo de pessoas-chave em relação ao projeto, e fazer com que as alterações sejam analisadas e aprovadas, ou não, por esse grupo; isso evita decisões monocráticas e leva a uma maior reflexão sobre todos os impactos relativos a uma mudança, seja no custo, ou no tempo do projeto.

#5 – Gerenciamento de Riscos

Riscos são eventos que podem afetar negativamente o resultado de um projeto. Esses riscos podem ser pessoas sem as devidas competências, atrasos na entrega de compras, problemas de TI, greves, etc. Por isso, devem ser feitos planos para evitar o risco ou, se o risco não puder ser evitado, para minimizar o seu impacto. Claro que prever ou se preparar para todo o tipo de risco seria inviável, por isso, o gerente de projetos, e sua equipe, podem utilizar, por exemplo, a ferramenta de análise de riscos chamada GUT, que analisa a gravidade, a urgência e a tendência relativas às possíveis situações de risco, e estabelece um nível de prioridade, promovendo ou não uma determinada ação. Revise a sua análise de riscos com alguma frequência, pois, as situações mudam, e podem ocorrer novos riscos ao longo do tempo.

Fazer a gestão de um projeto poderia ser algo mais acessível aos profissionais, em geral, como é a gestão de uma área da Organização. Eu lembro de ter visto, inúmeras vezes, profissionais “fugindo” da gestão de determinados projetos, por isso, desmistificar a gestão de projetos é muito importante, e democratizar seu acesso, também. Isso daria mais agilidade e eficiência para a Organização, e tornaria os profissionais mais completos. Nessa linha, a utilização de melhores práticas em gestão de projetos, com certeza, poderá ajudar.


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Autor: Rodrigo Vargas – Engenheiro Mecânico (UFPR), pós-graduado em Engenharia de Manutenção Mecânica (UFPR), pós-graduado em Gestão Empresarial (FGV), Tem mais de 30 anos de experiência profissional, sendo mais de 20 dedicados a atividades de gestão e liderança, tendo trabalhado em renomadas empresas multinacionais, com vivência profissional internacional na Europa, Ásia e América Latina. Rodrigo obteve certificação Black Belt na metodologia Seis Sigma, certificação Practitioner em Programação Neurolinguística, certificação de Auditor Líder do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, e formação complementar em Docência pela Fundação Getúlio Vargas. Rodrigo Vargas tem vários livros publicados nas áreas de gestão, finanças, e cognição; compartilhando conhecimento sobre gestão, há mais de 10 anos, através do portal GestaoIndustrial.com.


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