Como Manter uma Comunicação Eficaz?

Como ter uma comunicação eficaz

Manter uma boa comunicação, além de necessário para qualquer profissional, é uma das principais competências da liderança, e significa ter a capacidade de se comunicar de forma clara e objetiva, sem ter que falar muito ou pouco, mas o suficiente.

O Paradoxo de Abilene

O Paradoxo de Abilene é um problema de comunicação, e representa uma situação em que um grupo de pessoas age de uma determinada maneira, a contragosto, por desconhecer o que pensam os outros. Esse paradoxo foi proposto por Jerry B. Harvey, um especialista em gestão e professor da Universidade George Washington, em um artigo de 1974 intitulado The Abilene Paradox: The Management of Agreement (O Paradoxo de Abilene: A Gestão da Concordância – em tradução livre). O paradoxo tem esse nome devido ao nome da cidade do Texas (Abilene), para a qual os membros de uma família viajam.

A história contada por Harvey, de modo resumido, é a seguinte: O sogro sugere pegar o carro e ir jantar em Abilene. O marido pensa: “O que? Abilene, 33 Km distante! Numa estrada empoeirada, com esse calor, e num carro que não tem ar condicionado!”. Pensa, mas não fala nada, para não desagradar. A mulher e a sogra concordam. Ao chegarem da longa e cansativa viagem, em que o jantar foi tão ruim quanto à viagem em si, a sogra, então, confessa: “Eu, na verdade, não queria ter ido, preferia ter ficado aqui, mas vocês pareciam tão entusiasmados”. No que o marido responde: “Vocês, não, pois eu não queria ir, preferia ter ficado aqui fazendo o que eu estava fazendo, mas eu fui para satisfazer a vocês!”. No que a mulher retruca: “O que? Vocês é que pareciam querer ir, eu apenas concordei para ser sociável!”. O sogro, autor da ideia, diz: “Eu só sugeri a viagem porque vocês pareciam entediados; eu mesmo, não queria ir…”

Como Melhorar a Comunicação da Organização

  • Procure por sinais de alerta ocultos: pessoas pedindo demissão, pessoas fazendo viagens desnecessárias, pessoas de licença médica, pessoas frustradas, etc;
  • Detecte se existem subgrupos de colegas que se reúnem informalmente durante o café ou almoço para discutir problemas organizacionais que segundo eles, não são levados em conta pelas chefias, ou outras unidades da Organização. Isso indica que pode haver um problema de comunicação. Mas é claro que isso pode indicar ser mais que somente um problema de comunicação, pode significar falhas importantes de lideranças ou impertinência sistemática de alguns;
  • Estabeleça formas de comunicação corporativa bem claras e objetivas (editais, painéis informativos, mural, intranet, newsletter, TV/rádio corporativa, manuais, guias, jornalzinho, boletim, folhetos, etc.), fáceis de serem entendidas, e que atinjam a todos da Organização. Uma pesquisa  com 2000 funcionários de empresas no Reino Unido e nos EUA, feita pelo Geckoboard.com e Censuswide.com, em 2015, mostrou que:
          • Apenas 10% dos funcionários estão cientes do progresso da empresa em tempo real;
          • Mais de 80% dos funcionários querem que as chefias compartilhem mais informações sobre o negócio;
          • 25% dos funcionários já deixaram, ou conhecem alguém que deixou, uma empresa por se sentirem no escuro sobre o desempenho e a direção da organização;
          • Mais de 75% dos funcionários não confiam em chefes que falham em compartilhar dados da empresa;
          • Mais de 25% dos funcionários acreditam que a falta de informação decorre de chefes jogando jogos de poder;
          • Mais de 50% dos funcionários dizem que o compartilhamento de informações da empresa teve um impacto positivo significativo em sua contribuição para o desempenho geral da empresa;
          • Mais de 90% disseram preferir ouvir más notícias da empresa do que ficar no escuro;
  • Crie uma sistemática para recebimento de reclamações e sugestões de forma anônima, que pode ser chamada de “caixa mágica”, ou “caixa de sugestões”, isso permite que mais pessoas participem dando sugestões, ou mesmo apontando problemas (que muitas vezes são graves, como assédio) que, de outra forma, talvez demorassem muito até que fossem descobertos e tratados;
  • Estabeleça, com frequência apropriada e através de método/questionário adequado, uma pesquisa de Clima Organizacional;
  • Estabeleça claramente e em todos os níveis da Organização a responsabilidade de cada um, seu âmbito de atuação, e sua autoridade;
  • Estabeleça uma plataforma oficial de comunicação formal entre os colaboradores (intranet, email, etc.), pois isso, além de estabelecer os canais de comunicação oficiais e prevenir conflitos, facilita, também, a própria comunicação informal;
  • Crie oportunidades (mensalmente, ou com frequência apropriada) para que os funcionários interajam em atividades em equipe, por exemplo: almoços festivos, dinâmicas de grupo, atividades ao ar livre, etc.

Como Melhorar a Comunicação das Lideranças

  • Tenha certeza de ser entendido e, para isso, faça perguntas para se certificar de que a mensagem foi compreendida;
  • Ilustre ou dramatize as ideias quando for preciso, isso também é um recurso a ser utilizado para a boa compreensão da comunicação;
  • Saiba comunicar baseando-se em fatos e dados, estatísticas, exemplos, e outras experiências.
  • Estimule o feedback de mão dupla, em que todos têm espaço para ouvir e falar, sempre com respeito, seja entre líder e liderados, seja entre os liderados;
  • Não crie um ambiente de medo em relação ao erro. Todos devem ter espaço para reconhecer o erro sem serem debochados ou desrespeitados, e isso começa com o líder;
  • Procure comunicar-se com uma presença física positiva e garantindo que sua linguagem corporal seja aberta e acessível, haja vista que a linguagem corporal (principalmente das lideranças) tem um enorme impacto nas pessoas ao seu redor. Por isso: sorria, mantenha contato visual, evite cruzar os braços, mantenha uma postura ereta, olhe nos olhos quando cumprimentar alguém, e demonstre atenção sempre que alguém falar com você;
  • Conheça bem cada um de seus liderados, e busque interpretar sua comunicação não verbal, de modo a detectar possíveis problemas de comunicação;
  • Adote uma sistemática de reuniões frequentes com seus liderados, tanto em grupo, quanto a nível individual;
  • Demonstre sempre o mesmo respeito por todos da Organização, seja um diretor, seja a pessoa da limpeza, pois isto é fundamental para criar um ambiente de confiança, facilitando a comunicação;

Todos esses pontos, e mais, são importantes para proporcionar uma boa comunicação e evitar ruídos que a deturpe. Tenha sempre em mente que falar bem ou comunicar-se com eficácia, não quer dizer falar muito, nem comunicar a toda hora, significa simplesmente falar o suficiente e comunicar quando necessário!


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Autor: Rodrigo Vargas – Engenheiro Mecânico (UFPR), pós-graduado em Engenharia de Manutenção Mecânica (UFPR), pós-graduado em Gestão Empresarial (FGV), Tem mais de 30 anos de experiência profissional, sendo mais de 20 dedicados a atividades de gestão e liderança, tendo trabalhado em renomadas empresas multinacionais, com vivência profissional internacional na Europa, Ásia e América Latina. Rodrigo obteve certificação Black Belt na metodologia Seis Sigma, certificação Practitioner em Programação Neurolinguística, certificação de Auditor Líder do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, e formação complementar em Docência pela Fundação Getúlio Vargas. Rodrigo Vargas tem vários livros publicados nas áreas de gestão, finanças, e cognição; compartilhando conhecimento sobre gestão, há mais de 10 anos, através do portal GestaoIndustrial.com.


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