5 Hábitos para Aumentar a Produtividade no Trabalho!

5 Hábitos para Aumentar a Produtividade no Trabalho!

Um dos maiores desafios do profissional de hoje é ser produtivo, ou seja, usar bem o seu tempo, ser efetivo nas suas ações, e conseguir os melhores resultados, com o menor gasto de energia. Numa pesquisa que o GestaoIndustrial.com fez em 2015, sobre o desperdício de tempo no trabalho, foi apontado pelos respondentes que 61,5% desse desperdício está vinculado a reuniões improdutivas e ao excesso de emails.

A palavra-chave quando falamos em produtividade é “hábito”, claro, bons hábitos. E o hábito vem da disciplina, determinação, e consciência.

Disciplina Hábito Produtividade

Sendo assim, existem 5 hábitos com incrível potencial de aumentar a produtividade no trabalho, veja-os a seguir:

Hábito 1 – Não mande email, se puder resolver o assunto apenas conversando

Sejamos honestos, ler a caixa de emails é uma das tarefas menos interessantes e das mais improdutivas em uma Organização. Uma pesquisa do GestaoIndustrial.com, de 2012, sobre o uso do email nas Organizações, mostrou que 49% dos respondentes costumam gastar duas horas ou mais com os emails. É um exagero, e um paradoxo, pois o email é uma ferramenta para aumentar a produtividade, e não para destruí-la. O email é, na verdade, uma excelente ferramenta, permitindo o envio de documentos, e a comunicação entre pessoas distantes de forma rápida e fácil, no entanto, ele tem sido mau utilizado. Perde-se muito tempo nas Organizações redigindo ou lendo emails. Imagine um desavisado que copia um email para doze pessoas, mas apenas duas delas realmente precisavam estar copiadas, e se considerarmos que cada uma leve em torno de 15 minutos para ler e entender o email, só aí foram 2,5 horas desperdiçadas de profissionais pagos pela Organização. Se isso ocorrer 3 vezes por dia (dependendo do tamanho da Organização, pode ocorrer muito mais), serão 7,5 horas/dia, ou, aproximadamente, 150 horas/mês. E só consideramos um email copiado desnecessariamente, acrescente a isso, os tantos emails que não precisavam ser escritos, compute o tempo de quem escreveu, e o tempo de quem leu. Podemos chegar a valores estratosféricos. Considerando a pesquisa sobre o uso do email nas Organizações, observamos que 25% dos respondentes dizem gastar 4 horas ou mais com emails. Se considerarmos que metade desse tempo foi desperdício, uma Organização com 100 colaboradores teria desperdiçado 1000 horas de profissionais, no mês. Portanto, para evitar perder o seu tempo, e o de seus colegas, não mande email, se puder resolver o assunto apenas conversando.

Hábito 2 – Se precisar enviar um email, faça um texto tão claro e objetivo quanto possível, e envolva somente as pessoas realmente necessárias

Ok, você realmente precisa enviar um email. Então, faça um texto objetivo, claro, bem escrito, usando pontos e vírgulas (sim, pontos e vírgulas ajudam muito no entendimento da mensagem), e cuidando para envolver apenas quem deve ser envolvido. Lembre-se que cada pessoa a mais a quem você envia, será uma pessoa a menos fazendo outra coisa no momento da leitura de seu email. O exagero no “com cópia para” dos emails provoca, inclusive, reações do tipo: “Como eu sou copiado em muitos emails, eu nem os leio, quando for importante, mandam direto para mim.” Isso é real, já constatei em várias das Organizações onde trabalhei, este tipo de comportamento. O problema é que você pensa que o outro está ciente do assunto, mas não está. Isso é uma consequência do exagero, da banalização do uso do email. Existem muitos profissionais que preferem ficar sentados o dia todo só enviando emails. Aí, não  interage com os colegas, e não dialoga (só por email – aliás, ficar dialogando por email, naquele vai e vem interminável de mensagens é um verdadeiro absurdo e aniquila a produtividade). Portanto, se precisar usar o email, seja objetivo, claro e conciso no texto, e razoável na escolha dos destinatários.

Hábito 3 – Não marque reunião, se puder resolver o assunto indo à mesa de um ou dois colegas

As reuniões improdutivas aparecem como causa de improdutividade na maioria das pesquisas. O website Salary.com fez uma pesquisa em 2014 e encontrou que o excesso de reuniões foi o segundo item mais apontado como causador do desperdício do tempo. Na pesquisa do GestaoIndustrial.com, as reuniões improdutivas aparecem em primeiro lugar, com 31,2%. Eu já evitei inúmeras reuniões, apenas indo conversar na mesa de um ou dois colegas. Evitei tanto as reuniões que eu mesmo cogitei marcar, como as reuniões já marcadas. Sim, mesmo reuniões já marcadas por outros colegas, e nas situações que eu percebia serem simples de resolver, eu procurava a pessoa que marcou a reunião, e, no máximo, indo até a mesa de outro determinado colega, resolvíamos a questão (sem precisar da reunião agendada).

Hábito 4 – Se precisar marcar uma reunião, utilize os 8 passos para organizar reuniões eficazes, e os 9 passos para liderá-la

Eu escrevi dois posts anteriores que falam detalhadamente sobre como organizar uma reunião (Os Passos Corretos para Organizar Reuniões!) e outro sobre como liderar uma reunião (Como Liderar Reuniões Eficazmente). Veja, a seguir, os pontos principais que devemos observar para organizar uma reunião, e para lidera-la:

Os 8 Passos para Organizar uma Reunião

  1. Antes de marcar uma reunião, tenha certeza de esgotar todas as possibilidades mais simples, como ir até a mesa de um ou dois colegas e resolver o assunto.
  2. Tenha certeza de convocar as pessoas certas, e apenas elas.
  3. Deixe bem claro, previamente, o assunto e os objetivos da reunião.
  4. Tenha certeza de fornecer, previamente, toda a informação necessária para o participante poder contribuir efetivamente durante a reunião.
  5. Estabeleça o tempo de duração da reunião, definindo o horário de início e o de término.
  6. Peça um substituto (com poderes delegados), para aqueles que não possam comparecer.
  7. Reserve a sala de reuniões, de acordo com a norma da empresa.
  8. Envie a convocação de reunião da reunião, com o devido tempo.

Como Liderar Reuniões Eficazmente

  1. Comece no horário.
  2. Lembre todos sobre o propósito da reunião (assunto e objetivos).
  3. Acompanhe o tempo, a agenda e os objetivos.
  4. Mantenha a disciplina durante todo o tempo.
  5. Obtenha uma decisão dos participantes (quando isso for necessário), utilizando consenso ou votação, o que for mais adequado.
  6. Estabeleça ações claras e os respectivos responsáveis.
  7. Prepare a ata de reunião.
  8. Distribua a ata da reunião.
  9. Após a reunião, acompanhe o andamento das ações e decisões da reunião.
Hábito 5 – Não faça navegação improdutiva no horário de trabalho, silencie alguns avisos sonoros do smartphone, e deixe para verificar as redes sociais no horário do almoço

Na pesquisa de 2014 do Salary.com (IBM), sobre o desperdídio do tempo o trabalho (Wasting Time at Work Survey), mostrou que o maior desperdício de tempo no trabalho está relacionado com a navegação na internet. Hoje, além da internet, os aplicativos de mensagens dos smartphones também são fontes de desperdício de tempo e, pior ainda, foco de desatenção. Ainda que os aplicativos de mensagens sejam uma boa ferramenta de comunicação, estão sendo mau utilizados, e, com isso, estão seguindo o mesmo caminho desastrado dos emails. Há muito exagero no uso desses aplicativos, com um descomunal compartilhamento de fotos e vídeos, de todo tipo, a toda hora. Falta critério, falta bom senso. Aqueles que estão inseridos em vários grupos, nesse tipo de aplicativo de mensagem, podem ficar ouvindo o sinal de chegada de novas mensagens/mídias a todo instante. Coisa semelhante ocorre com  os aplicativos de rede social. Dessa forma, se você não silenciar esses avisos, ficará desconcentrado, conscientemente ou não.

5 Hábitos para Aumentar a Produtividade no Trabalho

Esses hábitos, ao segui-los, poderão tornar o seu trabalho e de seu colega mais produtivos. A Organização, como um todo, pode aumentar a sua produtividade com campanhas de orientação, e aplicação de normas internas, com o objetivo de disciplinar o comportamento de seus colaboradores, visando a implantação desses hábitos de produtividade. Assim, todos ganham!

 


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Autor: Rodrigo Vargas – Engenheiro mecânico (UFPR), pós-graduado em engenharia de man. mecânica (UFPR), pós-graduado em gestão empresarial (FGV), com mais de 17 anos de experiência em ambiente industrial, sendo mais de 13 anos ocupando cargos de gestão na indústria automotiva e eletroeletrônica; compartilhando conhecimento sobre gestão, há mais de 10 anos, através do portal GestaoIndustrial.com.


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