Um dos problemas mais comuns em uma Organização é o atraso nos projetos. Listo, a seguir, 10 causas importantes de atraso de projeto:
Gestão Fraca: uma das principais causas, sem dúvida, é a má gestão do projeto, causada por falta de experiência do gerente de projetos, ou mesmo, por incompetência. Para evitar isso, devemos buscar um gerente de projetos com a experiência adequada ao tamanho e importância do trabalho.
Subestimação do tempo: Não é raro subestimarmos o tempo previsto de um projeto. Há, inclusive, um conceito chamado falácia do planejamento, que foi primeiro introduzido por Daniel Kahneman (Nobel de Economia em 2002) e Amos Tversky, em 1977, num artigo intitulado Intuitive prediction: biases and corrective procedures (Previsão intuitiva: vieses e procedimentos corretivos – em tradução livre), em que os autores afirmam que, por um viés otimista, temos a tendência de subestimar o tempo de um projeto (esse conceito foi incluído no livro de Daniel Kahneman, Rápido e Devagar: Duas Formas de Pensar, publicado em 2011). Mas, esse conceito corresponde, também, à Lei de Hofstadter, que aparece no livro Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid do professor americano Douglas R. Hofstadter, publicado em 1979, e que diz: “Leva sempre mais tempo do que o esperado, mesmo quando se leva em conta a lei de Hofstadter”. Para evitar essa subestimação do tempo nos projetos, um dos cuidados que podemos tomar, além da consciência em si de que isto pode ocorrer, é o de levar em conta projetos semelhantes que já foram realizados.
Alterações no Escopo: as mudanças no escopo inicial do projeto, normalmente, impactam no seu cronograma e, por isso, podem causar atrasos. Portanto, devemos ter muito critério para analisá-las, e um procedimento robusto para autorizar esse tipo de alteração, levando-se em conta o tempo extra de projeto decorrente disso.
Complexidade Não Prevista: seja uma dificuldade não prevista na aquisição de algum item, seja a demora em obter alguma documentação legal, ou mesmo outros imprevistos do gênero, podem acarretar grandes delongas não esperadas inicialmente no projeto. Um bom planejamento, com apoio de gente experiente em cada função, pode diminuir o risco disso ocorrer.
Erros de Projeto: mesmo pequenos erros de projeto podem acarretar alterações em fornecedor que levem a demoras maiores na data final de um projeto. Mais uma vez, uma equipe competente e experiente pode reduzir a ocorrência desse tipo de problema.
Pressão por Prazo: baseado na pressão corporativa, o projeto recebe, muitas vezes, datas que representam mais um desejo, do que uma realidade. Quantas vezes já vimos isso, não? Um diretor alucinado, que não conhece os meandros do projeto e que, por arrogância, despreparo ou autoritarismo, determina uma data para a finalização do projeto, que já nasce fadado ao fracasso.
Mudança Estratégica: de uma hora para outra, a Organização decide priorizar outro projeto, reduzindo a alocação de recursos, e causando atrasos. Sendo uma questão estratégica, não há muito o que se fazer.
Falta de Suporte: todo projeto, além da importante figura do gerente de projeto, deve ter também um patrocinador, ou seja, um profissional da alta direção que deve apoiar o projeto, de modo que os recursos sejam liberados na medida da necessidade; sem esse patrocinador, ou quando ele não atua adequadamente, podem ocorrer atrasos. Também não é raro acontecer que profissionais do time de projeto não se dediquem como esperado, ou que não ajam com o comprometimento necessário. Quando falta suporte, fatalmente, haverá atraso.
Atrasos do Cliente: em algumas situações em que se depende de informações do cliente, e este as atrasar, muito provavelmente, o seu projeto atrasará, também. Nesse caso é importante e justo que o cliente seja avisado que o seu atraso poderá implicar num atraso do projeto. Também pode ocorrer que, necessitando-se de produtos ou serviços de algum fornecedor, este atrase algum desenvolvimento ou entrega que impacte no projeto. Neste caso, deve-se fazer um acompanhamento muito próximo do fornecedor, para evitar surpresas.
Imprevistos em Geral: algumas situações são, realmente, difíceis de prever: a falência de um fornecedor, a mudança de legislação, a demissão de componentes do time do projeto, acidente no transporte logístico, mudança de cenário, problemas financeiros, etc. são exemplos de imprevistos que podem impactar no tempo do projeto. Mas, tanto quanto possível, deve haver planos de contingências, e, mais uma vez, profissionais experientes e comprometidos podem lidar melhor com essas situações, para encontrar soluções o mais rápido possível.
Além dessas causas principais, existem, é claro, outras, como os desvio de recursos, má-fé e sabotagem, que atrasam e impactam, obviamente, qualquer projeto, mas que não vou tratar aqui; apenas direi que, quanto mais íntegro e robusto for o sistema organizacional, e quanto mais virtuosas e competentes forem as lideranças do projeto, menor será a probabilidade disso ocorrer.
Tendo em mente as possíveis causas de atraso de um projeto, pode-se (e deve-se) trabalhar proativamente na redução da probabilidade de sua ocorrência. Temos que pensar que quanto melhor for o planejamento na parte inicial do projeto, melhor ele seguirá depois. Há um ditado que diz: “Se quer cortar a árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo afiando o machado”. Eu diria ainda: quanto melhor for a pontaria, mais certeira será a flechada!