A matriz GUT é uma ferramenta para a priorização das diversas questões em análise, permitindo, assim, auxiliar na tomada de decisões e/ou ações. A matriz GUT foi desenvolvida pelos consultores de gestão, Charles Kepner e Benjamin Tregoe, que, na década de 1960, já focavam na importância da correta tomada de decisão nas Organizações.
A matriz GUT pode ser utilizada, por exemplo, na gestão de riscos, em projetos, facilitando identificar aqueles riscos que precisam de ações de contingência preventivamente definidas. Mas, por sua simplicidade e facilidade de uso, pode (e deve) ser utilizada onde se perceba a necessidade de uma priorização, dadas as várias questões listadas em análise.
Composição da Matriz
A matriz é formada pela lista de questões a serem analisadas, problemas ou tarefas, seguidas por três colunas, com os três elementos cujas iniciais formam o acrônimo GUT: gravidade, urgência e tendência.
- Gravidade: representa o possível prejuízo, caso a questão não seja devidamente tratada. A pergunta que se deve responder é quanto ao tamanho do prejuízo que esta situação poderá causar, pontuando-se com 1 (pouco grave), 3 (mais ou menos grave) ou 5 (muito grave).
- Urgência: representa o tempo que se tem para tratar a questão, antes de seu impacto, ou seja, antes que haja prejuízo. Deve-se pontuar com 1 (não urgente), 3 (relativamente urgente), e 5 (situação urgente).
- Tendência: representa o quanto a questão pode piorar com o tempo, caso não seja tratada. Nesse caso, pontua-se com 1 (quando a situação tende a melhorar, mesmo que não se tome nenhuma ação), 3 (a situação permanecerá como está), e 5 (a tendência é de que haja piora, caso nenhuma ação seja tomada).
Você pode estar se perguntando, mas por que só as notas 1, 3 ou 5? Não pode usar 1, 2, 3, 4 ou 5? Claro que sim, eu adotei 1, 3 ou 5 apenas para facilitar a escolha e a priorização, pois, assim, as escolhas recaem sobre o meio ou os extremos. Mas, se preferir, pode usar de 1 a 5.
Como Usar
Para utilizar a matriz GUT você deve listar todas as questões (problemas, riscos, tarefas, etc.) que devem ser analisadas e que você quer priorizar. Em geral, obtém-se melhores resultados quando, tanto a lista, quanto as análises, são realizadas em grupo, tendo as decisões por consenso.
Nesse link, você encontra um modelo da matriz GUT, e é muito fácil utilizá-lo. Após listar todas as questões, escolhe-se cada um dos índices (gravidade, urgência e tendência). A coluna “prioridade” é a multiplicação dos 3 índices, e representa o nível de prioridade do respectivo item. Depois de analisadas todas as questões, basta classificar do maior para o menor, e teremos a priorização feita. Dessa forma, ainda em grupo, define-se um nível de prioridade a partir do qual serão propostas ações. Deve-se ainda, estimar os custos relativos às ações propostas.
Essa ferramenta tem o objetivo de fazer com que as questões mais importantes apareçam com um nível de prioridade maior, e sejam tratadas antes, evitando gastar tempo, dinheiro e energia, em outras questões de menor prioridade.