Princípios de Gestão

Conduzindo o barco ao rumo certo!

Conceitos

Gestão:

Para Chiavenato (2004), a Gestão é a “maneira de governar Organizações ou parte delas. É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz.“

Podemos dizer também de outro modo: A Gestão é uma forma estruturada de administrar os recursos disponíveis, bem como ter capacidade de criar aqueles necessários e que, através dos processos existentes ou desenvolvidos, conduz a Organização ao seus objetivos.

Liderança:

Vance Packard, um jornalista americano autor de vários livros, já falecido em 1996, definiu liderança assim: “Liderança parece ser a arte de fazer com que os outros desejem fazer algo que você está convencido que deve ser feito.“

Gosto de dizer que: “Liderar é fazer com que as pessoas tenham satisfação em se sentir parte do time, cooperando para atingir os resultados.”

Competência:

É o conjunto do conhecimento, habilidade e atitude, onde:

• Conhecimento = saber, conhecer
• —Habilidade = saber fazer, saber executar
• —Atitude =  querer fazer, ter disposição

Resumo:

• Gestão è Forma estruturada de administrar recursos para atingir determinados objetivos.
• —Liderança è Fazer o liderado ter satisfação em cooperar com o time.
• Competência è Conhecimento + Habilidade + Atitude

Breve Histórico das Teorias da Administração do Séc. XX

• ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA DO TRABALHO : Idealizada por Frederick Taylor, um engenheiro americano (1856/1915). A teoria tem foco no processo e nas tarefas, com objetivo de aumentar sua eficiência. Está baseada nos princípios do planejamento das atividades, nos princípios da preparação dos trabalhadores, nos princípios do controle das atividades, e nos princípios da execução com disciplina e responsabilidade. Taylor publicou sua obra “Princípios da Administração Científica” em 1911.
• TEORIA CLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO: Desenvolvida por Henri Fayol, um engenheiro turco, filho de pais franceses (1841/1925). A Teoria Clássica da Administração tem foco na estrutura organizacional, e possui várias semelhanças com as teorias de Taylor. Estabeleceu 14 princípios básicos, entre eles:autoridade, disciplina, divisão do trabalho, organização e capacidade de execução. Após vários anos de estudo e pesquisa, reuniu sua teoria na obra “Administração Industrial Geral”, publicada em 1916.
• TEORIA DA BUROCRACIA: Um dos seus precursores foi Max Weber, um economista alemão (1864/1920). A Teoria da Burocracia:propõe que as Organizações sejam caracterizadas por autoridades e responsabilidades bem definidas, através de uma estrutura formalizada, donde vem o nome burocrática, cujo sentido era positivo, pois preconizava de que dessa forma a Organização teria mais eficiência.
• FORDISMO: Henry Ford, um engenheiro americano (1863/1947), fundou em 1903 aquela que seria uma das maiores empresas do mundo, a gigante automotiva Ford Motor Company. Utilizou como ninguém os preceitos da época em relação à divisão do trabalho, buscando aumentar a produtividade e reduzir preço. Foi um inovador nos métodos de produção, e também nos métodos de gestão de pessoas, instituindo pagamentos acima da média, com redução de jornada de trabalho.
• TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS: Um de seus precursores foi Elton Maio, um médico e sociólogo australiano (1880/1949). A Teoria das Relações Humanas surgiu contrapondo o comportamento tipo máquina do empregado, proposto pela teoria Clássica, dando ênfase ao fator social e grupal. Dessa forma, essa teoria buscou dar importância às pessoas, suas necessidades emocionais, abrindo caminho para os estudos de relações humanas no trabalho.
• TEORIA ESTRUTURALISTA: Surgiu na década de 50, buscando conciliar e harmonizar as teses das teorias Clássica e das Relações Humanas. Seu enfoque é na estrutura e ambiente, níveis hierárquicos, recompensas salariais e sociais.
• TEORIA DOS SISTEMAS: Teve sua origem na década de 30, através do biólogo Ludwig von Bertalanffy, porém ficou mais conhecida na década de 50. A Teoria Geral dos Sistemas propões que a organização é um todo maior que a soma das partes, compondo um sistema, ou seja, um conjunto de elementos inter-relacionados.
• TOYOTISMO: Foi o nome dado ao Sistema de Produção Toyota, que ficou mais conhecido mundialmente a partir da década de 1960, e um de seus grandes expoentes foi o engenheiro chinês Taiichi Ohno (1912/1990). O Sistema Toyota de Produção, ou Lean Manufacturing (como ficou conhecido no Ocidente), foi desenvolvido buscando, entre outros fatores, a redução do desperdício, o aumento da qualidade dos produtos, com um fluxo adequado de informações e materiais. Esse contexto requer funcionários motivados, satisfeitos e comprometidos, uma vez que eles também são responsáveis pelo desenvolvimento organizacional.
• TEORIA COMPORTAMENTAL: Reunião de teorias focadas no comportamento humano e sua interação na Organização, ficando mais conhecida à partir da década de 50:
  • A teoria X&Y, formulada por Douglas McGregor, um economista americano (1906/1964), desdobra-se na teoria X, que diz que o ser humano em geral é preguiçoso e evitará o trabalho sempre que puder, ou o fará mal feito, portanto deve ser sempre supervisionado; e na teoria Y, que diz que o esforço para o trabalho no ser humano é algo natural, e o seu comprometimento para a realização dos objetivos também. Ao final da vida, compôs a teoria Z, que resumindo, pode-se dizer que busca um intermédio, sugerindo controles informais, e enfatizando a importância da motivação no trabalho.
  • A pirâmide de Maslow foi outro trabalho pertencente a este movimento. Abraham Maslow, um psicólogo americano (1908/1970), estabeleceu uma teoria motivacional baseada em uma hierarquia de necessidades em cuja base estava a “fisiológica” (comida, sexo, sono), “segurança” (casa, saúde), “afetiva” (amizade, namoro, família), “estima” (prestígio, status), e “auto-realização.
  • Teoria dos Dois Fatores: criada por Frederick Herzberg (1923/2000), aborda as condições motivacionais do homem no trabalho. Os fatores chamados “higiênicos” (ambiente, chefia, colegas, salário) não gerariam satisfação mas, uma vez satisfeitos, evitariam a insatisfação. Os fatores chamados “motivacionais” (responsabilidades do cargo, atividades desafiadoras), estes sim, uma vez satisfeitos, seriam capazes de motivar o funcionário.
• TEORIA CONTINGENCIAL: Essa teoria nasceu à partir de uma série de estudos de modelos de estruturas organizacionais de empresas, cujos resultados mostravam que não haviam modelos absolutos, mas sim estruturas diversas que, contingencialmente, funcionavam melhor numa ou noutra empresa.Um estudo de Burns & Stalker classificou as empresas estudadas em “mecanicistas”, em que há mais rigidez e burocracia; e as “orgânicas”, onde havia mais flexibilidade e descentralização.
• TEORIA NEO CLÁSSICA: É um conjunto de teorias e pensamentos à partir da década de 50, que retomam alguns conceitos da Teoria Clássica da Administração, tanto de Fayol como de Taylor. Seu principal pensador foi o jornalista e consultor americano Peter Drucker (1909/2005) – Aclamado como um dos maiores gurus da moderna administração, em mais de 70 anos de trabalho, contribuiu com mais de 30 livros, entre os quais se destacaram Conceito da Corporação, A Prática da Administração e O Gerente Eficaz. Suas principais contribuições estão relacionadas aos conceitos de gestão por objetivos, descentralização, cliente em primeiro lugar, privatização, gestão do tempo, foco em resultados, liderança e respeito.

Veja abaixo a linha do tempo dos grandes pensadores, e não deixe de ler a página best sellers, onde vai encontrar outros nomes que também contribuíram através de suas idéias.

Para complementar esse tópico, leia também a página Best Sellers, onde poderá conhecer outros pensamentos importantes relacionados com gestão de pessoas ou processos; e a página Qualidade Total, para conhecer a filosofia dos principais gurus da Qualidade.

Pressupostos do Negócio de Sucesso

Todo gestor deve ter claro que um negócio, qualquer que seja, é regido por 3 pressupostos básicos do negócio de sucesso:

1. Satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros
2. Lucratividade
3. Perpetuidade

Isso quer dizer que precisamos ter a satisfação dos envolvidos no negócio, que deve ter lucratividade, e isso deve ocorrer sempre.

Para atender a esses pressupostos, devemos atentar para algumas importantes variáveis:

• Curtos prazos de entrega de seus produtos
• Suporte eficiente e eficaz atendimento ao cliente
• Preço justo
• Alta qualidade
• Bom ambiente interno
• Bom relacionamento com o ambiente externo
• Gestão para melhoria

Competências do Gestor

Mas afinal, qual é a diferença entre líder e gestor? Na verdade, liderança é uma das competências, entre outras, que deve ter um gestor.

Lembrando que a liderança é a arte de conseguir motivar e fazer com que os outros façam aquilo que deve ser feito, e exige competências de motivação, equilíbrio, visão positiva, justiça, iniciativa/próatividade, aprendizagem com os erros, comunicação, foco em resultados, tomada de decisões difíceis, e criatividade.

O gestor conhece técnicas de administração, e precisar ter, além do conjunto das competências da liderança, outras 11 competências principais. A seguir, listamos as 12 competências principais de um gestor:

1. Gestão do tempo
2. Estabelecimento de metas
3. Organização
4. Delegação de Poderes
5. Avaliação Eficaz da Equipe
6. Desenvolvimento de Competências
7. Liderança (descritas no parágrafo anterior)
8. Análise Crítica
9. Melhoria Contínua
10. Planejamento
11. Visão Detalhada dos Processos que Administra
12. Visão Geral dos Processos da Organização

A avaliação de que falamos no item 5 não é, necessariamente, formal, mas é a conclusão sobre a adequação da competência da pessoa e aquelas requeridas pela função, é o dia-a-dia principalmente. Esse convívio diário é que vai dizer se o gestor deve manter, desenvolver, substituir, realocar ou promover a pessoa. Obviamente, os momentos formais de avaliação de desempenho não devem ser desperdiçados, e devem incluir a identificação dos pontos positivos e os pontos a melhorar.

Análise Organizacional

O que é análise Organizacional? A análise Organizacional visa diagnosticar a situação dos ambientes interno e externo da empresa. É um grande escaneamento da Organização, através de pesquisas e questionários envolvendo dos funcionários, abordando o Clima Organizacional e o Ambiente de Negócios, que pode incluir as seguintes frentes:

Clima Organizacional:

• Missão, Visão e Valores: Como são percebidos e entendidos pelos funcionários e parceiros?
• Gestão e liderança: Como são conduzidas as atividades e processos pelos gestores? Qual o grau de satisfação das equipes em relação aos gestores e líderes?
• Comunicação: Como é a comunicação oficial da empresa? Como é a comunicação departamental e inter-departamental no dia-a-dia? Como são entendidas as Políticas Internas?
• Cargos e salários: Como são percebidas as políticas de cargos, salários?
• Desenvolvimento de competências: Como a empresa investe em treinamento? Qual a percepção e satisfação dos funcionários em relação aos investimentos em treinamento?
• Política de benefícios: Qual a extensão e abrangência da política? Qual o grau de satisfação em relação a eles?
• Ambiente interno: Qual o grau de satisfação em relação à convivência entre os colegas, e em relação ao ambiente interno?
• Avaliação de desempenho: Como é o processo de avaliação de desempenho? Como as pessoas se sentem em relação à avaliação de desempenho?

Ambiente de Negócios:

• Histórico: Qual a linha histórica de criação e desenvolvimento da Organização?
• Vendas: Qual o histórico de vendas das linhas de produtos?
• Market share: Qual o histórico de market share das linhas de produtos?
• Concorrência: Qual o perfil da concorrência ao longo do tempo?
• Investimentos: Quais os níveis de investimentos realizados ao longo do tempo?
• Produção: Quais os históricos de volumes de produção, produtividade e utilização da capacidade instalada?
• Qualidade: Quais o índices de qualidade interna, de fornecedor e de campo?
• Cliente:Quais são as características que o cliente leva mais em conta? Qual seu nível de satisfação?
• Finanças: Como está a saúde financeira da Organização?
• Engenharia: Quais os níveis de lançamentos de novos produtos? Qual o grau de inovação?
• Marketing: Qual o posicionamento de marketing (preço, inovação, qualidade, agilidade, confiança) da marca?

Uma vez realizada uma boa Análise Organizacional, a empresa pode inciar seu Planejamento Estratégico, pois sabendo onde está, pode iniciar os trabalhos para projetar onde quer estar no futuro. Essa é a sequência ideal de trabalhos, obviamente, dependendo da Organização e de seu momento, algumas alterações podem ser necessárias.

Sistemas de Gestão

Os sistemas de gestão são formas sistemáticas de gerenciamento, com uma metodologia própria, focadas em algum aspecto do universo da gestão como um todo. Veja abaixo alguns sistemas de gestão bastante conhecidos:

• ERP (Enterprise Resources Planning): é um sistema de gestão informatizado, que reúne os ambientes externo e interno da Organização, reunindo os processos administrativos, industriais, comerciais e financeiros. O MRP, Manufacturing Resources Planning, é parte do ERP de hoje, embora, historicamente, o ERP surgiu à partir do MRP.. Alguns grandes sistemas de mercado no Brasil são: SAP, Oracle, Totvs, Microsoft, entre outros.
• SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE (SGQ): Com uma padronização através da norma NBR ISO 9001, da ABNT, busca assegurar um adequado gerenciamento da qualidade do produto ou serviço oferecido pela Organização, com o intuito de de comunicar adequadamente as informações pertinentes à Organização, evidenciar a conformidade do produto e do serviço fornecido e compartilhar o conhecimento.
  • As indústrias automotivas adotaram normas próprias, complementares à ISO, porém mais rígidas ainda. A EAQF (Evaluation Aptitude Qualité Fournisseur) na França, A VDA (Verband der Automobilindustrie) na Alemanha, a QS9000 (Quality Standard) nos Estados Unidos (GM, Chrysler, Ford), e a AVSQ(Associazione nazionale dei Valutatori di Sistemi Qualità) na Itália. No final da década de 90 foi lançada a ISO/TS 16949, editada pela IATF (International Automotive Task Force), com o objetivo de harmonizar essas normas em uma única.
• SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL (SGA): Com uma padronização através da norma NBR ISO 14001, da ABNT, foca os processos da Organização que assegurem um adequado gerenciamento da inter-relação desta com o meio-ambiente, permitindo implementar e desenvolver uma política e objetivos que levem em conta os requisitos ambientais legais e outros por ela definidos. Visa assegurar a qualidade e integridade do meio-ambiente, evitando danos e prejuízos, através do controle dos impactos de suas atividades, produtos e serviços.
• SISTEMA DE GESTÃO DA SAÚDE E SEGURANÇA: Com uma padronização através da norma BS OHSAS 18001, editada pelo BSI, organismo de padronização da Inglaterra, visa estabelecer os critérios para um adequado sistema de gestão da saúde e da segurança para qualquer tipo de Organização, com objetivo de reduzir os riscos, melhorar o desempenho e aumentar a confiança dos colaboradores.

O Gestor deve estar sempre atento às novas tendências, procurando entender o que significam, como funcionam, e que tipo de benefício podem trazer, atentando, obviamente, para a relação custo/benefício. Alguns outros movimentos que merecem destaque são:

• Responsabilidade Social: tema da norma SA8000, editada pela SAI (Social Accountability International), e da norma NBR ISO 16001, da ABNT.
• Sistema de Gestão da Segurança da Informação: ISO27001, da ABNT
• Ecologia Empresarial: busca encarar as empresas como organismos vivos, procurando estudar as interações humanas entre si, com os processos, com a tecnologia e com o ambiente empresarial.

Lembrando que existem ainda as normas de setores específicos da indústria, como o de alimentos e o farmacêutico, apenas para citar alguns exemplos.