Reuniões Eficazes

Como aproveitar melhor o tempo de todos e obter o resultado desejado!

 

Liderando Reuniões

Não raras vezes o que vemos nas Organizações, ao invés de reuniões profissionais, são eventos em que algumas pessoas nem sabem o que estão fazendo lá. Tantas outras vezes vemos reuniões totalmente desnecessárias, sem propósito, sem preparação, sem objetivo.

Queremos, aqui, orientá-lo com algumas técnicas para ajudá-lo a bem preparar uma reunião, conduzí-la e buscar os resultados necessários. Quando você não for líder numa reunião, da mesma forma poderá contribuir para a sua boa condução. Vejamos o quadro orientativo abaixo:

 

 ANTES DA REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Analise criticamente se a reunião é necessária, ou se uma conversa informal na mesa de algumas pessoas não resolveria a situação.
  2. Defina a pauta e o objetivo da reunião, se ela será informativa, deliberativa, avaliativa, de planejamento, de projeto, de brainstorming.
  3. Defina os participantes: seja crítico e convoque apenas aqueles que, além de envolvidos no tema, tem condições de discutir e contribuir.
  4. Peça a quem não puder comparecer, que envie um substituto com autoridade delegada.
  5. Estabeleça a duração adequada da reunião, com horário de início e término.
  6. Verifique a disponibilidade e reserve a sala.
  7. Faça a devida convocação, utilizando o sistema oficial da Organização.
  8. Caso seja preciso, envie o material necessário aos participantes.

PARTICIPANTE

  1. Responder à convocação, confirmando a presença, justificando a ausência, enviando um substituto, ou negociando outra alternativa.
  2. Preparar-se para a reunião, lendo o material enviado, ou produzindo material requerido.

 

 

  DURANTE A REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Cumprir com pontualidade os horários de início e término da reunião. Procurar chegar à sala de reunião com 10 minutos de antecedência.
  2. Lembrar a todos, no início da reunião (e sempre que necessário) o propósito da reunião (assuntos e objetivos), horário, prazos e o que mais for relevante.
  3. Controlar o andamento da reunião para manter o foco na pauta e no tempo previamente estabelecido.
  4. Manter o respeito e a disciplina, deixe que todos se manifestem, e evitar interrupções externas, tais como: telefonemas ou recados.
  5. Se houver necessidade de decisão, definir se a buscará por consenso ou por votação.
  6. Estabelecer ações, prazos e responsabilidades, quando aplicável.

PARTICIPANTE

  1. Colaborar para fazer valer os horários de início e término da reunião. Procurar chegar com 5 minutos de antecedência.
  2. Ser objetivo nos comentários e na participação.
  3. Colaborar para manter o respeito e a disciplina.
  4. Não manter conversas paralelas ou cochichos com o colega, pois isso distrai a atenção dos presentes.

 

APÓS A REUNIÃO

LÍDER DA REUNIÃO

  1. Emitir uma ata da reunião em até 24 horas, no máximo, após a reunião.
  2. Divulgar a ata a todos que devam ter conhecimento do assunto e das decisões tomadas.
  3. Realizar follow-up, quando aplicável

PARTICIPANTE

  1. Cumprir com as tarefas concordadas durante a reunião.

 

 Veja o quadro resumo abaixo e faça o download aqui (disponível em PDF ou JPG) para afixar em sua sala de reunião!


 

Veja abaixo um modelo de ata de reunião e faça o download aqui (disponível em .doc) do formulário!

 

OS 9 PAPÉIS DESTRUTIVOS NA REUNIÃO

O Folgado

Não coopera, traz jornal para ler, conta piadas, etc.

O Sabe-Tudo

Interrompe a todo momento para dar suas idéias (fica só esperando a deixa), e quer sempre monopolizar a discussão.
 O Estúpido Critica tudo e a todos, faz chacota das idéias dos outros, é irônico. É contestador, gasta energia brigando. 
 O Fora de Hora Nunca chega no horário, ou sai antes da hora. Você não pode     contar com ele, quer se fazer de importante!
 O Cochichador É aquele que só conversa ou dá ideia pro colega ao lado.
O Mudo  Não contribui com nada, você tem que fazer esforço para extrair seu pensamento.
 O Fora de Órbita Muitas vezes é aquele cara extremamente teórico, e que   nunca consegue entender a realidade, ou permitir que seu conhecimento se adapte a ela. Está sempre discutindo  questões anos-luz distantes do problema a ser resolvido.
O Desinteressado Está sempre sem foco, sem interesse. Divaga, dispersa, não colabora, não tem informação, não traz informação. Pode assumir a personalidade do "sabotador", ou do "complicador".
O Dispersivo É um sujeito que gosta de conversar, inicia um novo assunto a qualquer momento, e na primeira oportunidade, desviando a atenção de todos.